Wie kannst du erkennen, ob dein Recruiting-Prozess optimiert werden kann – und welche Maßnahmen steigern die Effizienz? Der Schlüssel zu erfolgreicher und kosteneffizienter Personalbeschaffung liegt im datengestützten Recruiting. 

Ein Applicant Tracking System (ATS) kann die Effizienz in der Personalbeschaffung erheblich steigern – vorausgesetzt, es wird richtig eingesetzt. Bleibt das ATS jedoch ungenutzt, etwa weil Recruiter es meiden, fehlen wichtige Daten, die für die Optimierung von Recruiting-Prozessen notwendig sind. Das volle Potenzial eines Bewerbermanagementsystems entfaltet sich, wenn es den Arbeitsalltag erleichtert, Daten zur Analyse von Recruiting-Kennzahlen liefert, die Verantwortlichkeit aller Beteiligten stärkt und datenbasierte Entscheidungen im Recruiting ermöglicht. Mit einem gut implementierten ATS wird die datengestützte Personalbeschaffung zum Erfolgsfaktor.

In diesem Beitrag beleuchten wir die zwei entscheidenden Bereiche, in denen die Personalabteilung mithilfe von ATS-Daten wichtige Berichte erstellen sollte: Zeit und Kosten (insbesondere die Beschaffungsquellen).

Zeit sparen: So arbeitest du effizienter

Eine der häufigsten Beschwerden an die Personalbeschaffung lautet „Der Prozess dauert zu lange“. Wer effizienter werden will, muss herausfinden, was kürzeren Bearbeitungszeiten im Weg steht.

Eine wichtige Kennzahl im Recruiting ist die „Durchlaufzeit pro Etappe“. Durch eine präzise Analyse dieser Kennzahl können gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung ergriffen werden. Der folgende Abschnitt gibt einen Überblick über die wesentlichen Etappen des Einstellungsprozesses und zeigt mögliche Ursachen für lange Bearbeitungszeiten auf – sowie Maßnahmen, um diese zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Etappe: Vorauswahl

Wenn zu viele Bewerber:innen zu lange in dieser Etappe verweilen, kann es an folgenden Gründen liegen: 

• Die Arbeitsbelastung der Recruiter:innen ist hoch
• Die Weiterbearbeitung wird so lange verzögert, bis die Stelle besetzt ist
• Die Bewerber:innen werden von den Hiring Manager:innen nicht zeitnah beurteilt

Mögliche Lösungen:

• Die Implementierung von Auswahlfragen oder Auswahlverfahren (Assessments), die die wichtigsten Muss-Kriterien abdecken, ist ein effektiver Schritt, um den Recruiting-Prozess zu optimieren. 
• Ein Tool wie SmartAssistant kann dabei unterstützen, indem es mithilfe von KI-gestützten Auswertungen und Empfehlungen die am besten geeigneten Kandidat
• identifiziert.
• Über Dienstleistungsvereinbarungen (SLA) wird der Zeitrahmen festgelegt, in dem die Bewerbungen bearbeitet werden müssen, um eine schnelle und effiziente Auswahl zu gewährleisten. 
• Bewerbungen werden automatisch anhand vordefinierter Kriterien zur nächsten Etappe des Prozesses weitergeleitet, was den gesamten Ablauf beschleunigt 

Etappe: Auswahlgespräche

Wenn Bewerbungen zu lange in dieser Etappe bleiben, kann das an Folgendem liegen:

• Verzögerungen bei der Vereinbarung von Auswahlgesprächen
• Geringe Verfügbarkeit der Personen, die das Gespräch führen
• Die Gesprächsführenden geben nicht rechtzeitig Feedback zu den Bewerber:innen
• Die Entscheidung für einen Bewerber oder eine Bewerberin fällt schwer
• Es werden keine Termine für die Gesprächsauswertung gefunden 

Mögliche Lösungen:

• Einbindung der Planung von Gesprächsterminen in das Kalendersystem des Unternehmens
• Selbstständige Gesprächsvereinbarung durch die Bewerber:innen
• Feedbackerinnerungen in Slack und Teams
• Implementierung von Scorecards (Bewertungsbögen) für eine gerechtere Bewertung der Bewerber:innen
• SLA für Gesprächsauswertungen und Einstellungsentscheidungen

Etappe: Jobangebot

Wenn die Angebotsetappe zu lange dauert, kann es an folgenden Gründen liegen: 

• Keine wettbewerbsfähigen Jobangebote
• Langwierige Angebotsvorbereitung
• Langwierige Angebotsgenehmigung
• Überprüfung des Werdegangs und der Referenzen

Mögliche Lösungen:

• Bessere Marktdaten zu Gehältern
• Auswahl an Angebotsvorlagen im ATS
• SLA für die Angebotsgenehmigung
• Integration von Dienstleistern für Werdegangs- und Referenzchecks direkt ins ATS

Vergleiche anstellen

Ein Vergleich der Durchlaufzeiten der einzelnen Etappen über Teams, Funktionen/Abteilungen und Regionen hinweg hilft herauszufinden, wo der Prozess am besten funktioniert und wo er noch verbessert werden kann. Wenn eine Recruiterin oder ein Recruiter, eine Abteilung oder eine Region schneller vorankommt als die anderen, solltest du herausfinden, was sie machen und was andere daraus lernen können. Denke daran, dass es von Region zu Region kulturelle Unterschiede und je nach Art der Rolle praktische Unterschiede bei den Einstellungszeiten gibt.

Durch die regelmäßige Überprüfung der Etappen-Durchlaufzeiten haben die Teams ihre Fortschritte im Blick und können die Wirksamkeit von Maßnahmen diskutieren.

Geld einsparen: Rekrutierungskanal-Analyse

Wenn die Personalabteilung weiß, welche Stellenanzeigenkanäle die meisten Einstellungen erzielen, können Ausgaben gezielter zugewiesen und Investitionen in Weiterempfehlungsprogramme sowie interne Mobilität besser gerechtfertigt werden. Zudem erleichtert diese Transparenz den Nachweis des ROI von Tools wie einem CRM und sorgt dafür, dass Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Rekrutierungskanäle auswerten

Sieh dir die Beschaffungsquellen nach Rollen an und stelle dir folgende Fragen:

• Welche sind die besten Rekrutierungskanäle?
• In welche kostengünstigen Kanäle können wir mehr investieren?
• Können wir unsere Ausgaben effizienter über die Rekrutierungskanäle verteilen?
• Welche Kanäle liefern eine Vielfalt an Bewerber:innen ?
• Wie liefern die Kanäle kontinuierlichen Mehrwert?
• Sind einige Kanäle saisonabhängig?
• Kann die Saisonabhängigkeit durch gezielte Marketingkampagnen im Recruiting genutzt werden?

Verhältniszahlen zu Rate ziehen

Wenn du die Kanäle miteinander vergleichst, solltest du dir ansehen, in welchem Verhältnis sie zueinander stehen. Übliche Verhältniszahlen sind:

• Verhältnis zwischen Bewerber:innen und Auswahlgesprächen
• Verhältnis zwischen Bewerber:innen und Jobangeboten
• Verhältnis zwischen Auswahlgesprächen und Jobangeboten

Eine Quelle, die beispielsweise viele Bewerber:innen aber nur wenige Auswahlgespräche liefert, weist auf Probleme bei der Zielgruppenansprache hin und legt nahe, dass das Geld anderswo besser angelegt wäre.

Vergleiche anstellen

Wie im vorangehenden Abschnitt erwähnt, ergeben sich aus dem Vergleich von Zeit, Rollenarten und Funktionen oft weitere Einblicke. Die Kombination aus qualitativen Informationen (die subjektive Information darüber, was geschieht) und quantitativen Informationen (was die Daten aussagen) bietet einen wirksamen Einstieg, um tragfähige Lösungen zu entwickeln. 

Transparenz fördern

Teams können in Gruppengesprächen Probleme ansprechen und Ideen zur Prozessoptimierung entwickeln. Exportiere Diagramme in Präsentationen, moderiere Diskussionen mit Screensharing und führe Live-Detailanalysen durch. Gemeinsame Dashboards fördern eine datengetriebene Kultur. Wenn alle mit der gleichen Informationsbasis arbeiten, wird das Engagement und das Verantwortungsgefühl im Beschaffungsteam gestärkt.

SmartAnalytics fördert die datengestützte Personalbeschaffung

Mit SmartAnalytics von SmartRecruiters können Teams eine effektive Reporting-Strategie entwickeln. Dies optimiert die Erstellung und Bereitstellung von Berichten und ermöglicht es den Teams, Daten zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. So wird die Personalbeschaffung beschleunigt und potenzielle Kosteneinsparungen werden möglich. SmartAnalytics bietet:

• Maßgeschneiderte Dashboards: Bibliothek mit nützlichen Dashboards, die an einem zentralen Ort mit den wichtigsten Kennzahlen aufbewahrt werden können 
• Automatisierte Zustellung von Berichten: Zustellung von Berichten zu bestimmten Terminen sowie Berechtigungen, die festlegen, wer auf welche Datenelemente zugreifen darf
• Untersuchung und Vergleich: Vergleich von Daten auf Detailebene und Untersuchung wichtiger Datensätze mithilfe der Datenvisualisierung

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